Nell’ultimo periodo ho fatto una nuova esperienza lavorativa. Ho fatto la maestra nelle scuole elementari. Questa opportunità mi ha fatto comprendere l’importanza della delega, la sua comunicazione e quanto essa può influenzare l’impatto della leadership e le relazioni fra le persone.
Nei miei lavori precedenti se sostituivo un/una collega era sufficiente che mi venissero comunicate le informazioni essenziali relative ai clienti ed eventuali problematiche in essere. Si lavorava nello stesso ufficio e ruolo, per cui si era parte delle conversazioni e si condividevano eventuali difficoltà per trovare le soluzioni più idonee.
Nel fare la maestra supplente ho sperimentato quanto il corretto passaggio di informazioni e di obbiettivi è fondamentale per svolgere il proprio lavoro, per dare continuità al metodo di insegnamento utilizzato, sia per raggiungere l’obiettivo che ci si pone.
La delega la ritroviamo in azienda, per esercitare la propria leadership, fra colleghi o sostituti provvisori in caso di assenza, ma anche nella vita privata e famigliare.
Ho iniziato così a pensare a quali potevano essere gli steps da seguire per comunicare il passaggio di consegne ed arrivare ad una buona delega.
Nel mio piccolo ho individuato i seguenti punti, che ritengo validi per tutti gli ambiti e per tutte le persone coinvolte nel processo.
Gestione il tempo
Consente di prepararsi, definire tutte le informazioni da trasmettere, mantenere il focus su quello che è importante. Individuare la modalità di comunicazione ed il linguaggio più appropriati. La condivisione dell’orario e del tempo con le persone coinvolte permette di gestire al meglio il processo della delega e di non essere distratti da altre attività.
Definire il proprio obiettivo
Comunicare il proprio obiettivo permette di allineare la comunicazione di tutti e di svolgere il lavoro nel modo più adeguato, nel rispetto di ciò che è stato detto, compreso e dei risultati che si desidera ottenere.
Comunicare in modo chiaro
Il messaggio, sia esso un’informazione, un dato, una notizia, un concetto, una spiegazione, deve essere esposto in una modalità comprensibile, utilizzando uno stile comunicativo compatibile e coerente con l’altra persona. Anche il canale, cioè il mezzo attraverso cui avviene la comunicazione, deve essere adeguato al contesto ed alla situazione.
Rispettare la mappa mentale dell’altro
Ognuno ha il proprio modo di percepire le cose dovuto al proprio vissuto, alla propria esperienza, cultura ed educazione. Tutto ciò contribuisce alla formazione della propria mappa mentale. Essa ci rappresenta attraverso i pensieri e le idee. Con essa filtriamo le esperienze, le interpretiamo e di conseguenza ci comportiamo. Per questo è necessario utilizzare un linguaggio fatto di parole ed espressioni che abbiano lo stesso significato e valore per tutte le parti coinvolte nella delega.
Spiegare tutto, anche ciò che può sembrare ovvio
Uno dei rischi della comunicazione è l’omissione di informazioni o concetti che si danno per scontate, ma che per l’altra persona non lo sono. Questo può avere la conseguenza di non comprendere appieno il messaggio, il concetto o l’azione da fare. Per ovviare a questo si può fare un elenco di tutto ciò che deve essere spiegato, usare il proprio senso critico, porre domande, anche se possono sembrare scontate e/o fare una sintesi.
Ascoltare in modo attivo
Gli errori più comuni che si fanno quando si ascoltano gli altri sono: interrompere, dare giudizi, offrire consigli, minacciare, svalutare, deridere, generalizzare, imporre e interpretare. Una o più di queste azioni inficiano la comprensione di ciò che la persona dice. Ciò può creare delle incomprensioni che possono sfar svolgere il lavoro in modo insoddisfacente, rischiando, inoltre, la nascita di conflitti. Per evitarlo è sufficiente mettere in pratica un ascolto attivo, partecipe e spostare l’interesse da sé verso l’altro.
Fare una sintesi
Per chi parla ha lo scopo di riassumere ciò che è stato detto per verificare di non aver omesso nulla. Mentre per chi ascolta ha l’obiettivo di verificare la corretta comprensione di ciò che si è ascoltato e dare l’opportunità all’altra persona di aggiungere e/o completarne le informazioni date. Per fare una sintesi si restituisce all’altro il contenuto utilizzando le parole chiave senza interpretazioni e si chiude il tutto con una domanda: hai compreso?, è tutto chiaro?, ho compreso correttamente? oppure ho capito bene? La domanda finale permette all’altra persona di confermare, integrare o aggiungere le informazioni necessarie a migliorare il processo della delega.
Porre attenzione ai feedback
Il feedback è la retro-comunicazione che chi ascolta invia a chi parla. È un’informazione di ritorno che permette a chi spiega di percepire se il concetto è stato capito o se è necessario modificare la comunicazione ed il linguaggio.
Rispetto e fiducia verso l’altra persona
Questi due valori, secondo me, sono essenziali per creare una comunicazione ed un processo di delega efficacie. Sono importanti per ottenere un ottimo risultato finale e la soddisfazione personale di tutte le persone coinvolte.
Ogni giorno ci si ritrova a delegare attività, più o meno complesse, in ogni ambito della propria vita sia lavorativa che famigliare.
In azienda si applica per esercitare la leadership, con i colleghi, con i sostituti temporanei ed In famiglia con gli amici, con i vicini e via dicendo.
La delega gestita con un corretto processo e ponendo attenzione ai punti elencati permette, a mio avviso, di ridurre al minimo le incomprensioni ed i fraintendimenti. Consente il raggiungimento degli obiettivi personali, di gestire al meglio le relazioni e, perché no, anche di migliorarle.
Ed ora eccoti due domande:
Come hai trovato questo articolo?
In cosa questo articolo può esserti di aiuto nel gestire le tue prossime deleghe?
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